携帯電話レンタルへの疑問解消します

プロジェクトの成果物がコンピュータシステムの場合は、プラットフォームであるサーバのハードウェアやオペレーティングシステム、そしてアプリケーションそのものがつねに正常に動作している必要があります。また、新システムの目的や意図、使用方法を正しく理解してユーザーに使ってもらう必要もあります。
企画が走り始めてから数ヶ月、やっと成果物が形になり動き始めたところですが、導入で失敗しては元も子もありません。導入にはおもに3つのアクションが必要です。
まずはシステムの導入で、成果物を実際に組織のメンバーが使える場所に設置したり、インストールしたりします。たとえば成果物がWebアプリケーションであれば、運用テストで使用していたテスト環境から、イントラネット内にあるサーバ上にシステム全体を移動(またはコピー)させる必要があるということです。
すでに十分なテストはしているはずですが本番の環境では微妙に異なる場合もありますから、試用期間やプレリリースを設けて、テストどおりの機能やパフォーマンスが得られるかを確認しておくことも重要でしょう。またこの時期は、新システムの一般ユーザーへのプロモーション(告知活動)を展開する必要があります。
関係者や社内の運用チーム、運用チームの動きをよく把握している人以外は、特別プロジェクトなどの活動を意外と知らないものです。まずいつから、どこの何が変わるのか、そして切り替わった後はどう操作するのかを十分に告知します。
現場レベルからは、なぜ使い慣れた古いシステムやプロセスを捨て、得体の知れない新システムに移行しないといけないのかという感情的な反発が出る場合もあります。それに対して誤解を解き、新しいプロセスに移行するメリットを理解してもらうことも組織変革のためには必要です。
具体的な活動としては、文書を配布したり、組織全体にメールを流したり、イントラネットで専用ページやQ&A集を作って告知したり、また説明会を開いたりして、新しいシステムの特長やメリット、切り替え時期、実現される内容、できることとできないこと、操作方法やサポート体制について、十分に情報が行き渡るようにします。 2;運用体制への引きこれらの導入の作業と並行して、運用・管理チームへの引き継ぎを進めていく必要があります。

たとえば製品やビジネスの企画・開発から推進・販売までを行う新規ビジネス立ち上げのプロジェクトの場合は、全部自分たちで進めていくことになります。しかし、通常は開発を担当したプロジェクトチームと運用・管理チームは別々になるケースが大半です。
運用チームに引き継ぎをすませた開発部隊は、また次のプロジェクトへと向かっていくというわけです。引き継ぎでは、成果物だけでなく開発部隊が作成した仕様書やQ&Aのようなドキュメントも含めて渡します。
これは単に現物だけでなく、知識や情報をも引き渡すことになります。また視点を変えると、プロジェクトのステークホルダーだけのものだった成果物が、組織の一般メンバーや市場、顧客の手に渡る瞬間でもあります。
新しい価値が実現されるときです。プロジェクトにはコストがかかっている。
それを回収し、いかに組織に利益をもたらせるかがプロジェクトの成否を決める。プロジェクトが終結し、プロジェクトチームが解散しても、プロジェクトそのものはまだ終わりではありません。
実際に組織の現場で使用されたり、市場で販売されて顧客に使用されたりして評価が決まっていきます。たとえば業務システムの場合、使いやすいシステムであれば業務効率を大幅に改善するでしょうし、逆にユーザーフレンドリーでない不便なシステムであれば、不満の声やクレーム、サポート担当者への大量の問い合わせなどでフィードバックされます。
あるいは、製品やサービスとして市場にリリースされていれば、市場に受け入れられて順調な売り上げを出すか、逆にさっぱり売れないというように、明確に成果として現れます。財務的な視点で見れば、そのプロジェクトが投資に見合う利益を組織にもたらしたかどうかを検証するということです。
たとえば、その成果物が製品として売れることによって、投資を上回る利益を組織にもたらすかどうかとか、業務改革を実現するものであれば、その導入によってこれまでかかっていたコストがいくら削減されるかなどの効果がもたらされるはずです。プロジェクトは導入が行われるまでは、コストがかかるばかりで利益を産み出すことはありません。
ア-ンドバリューとしては評価額がつきますが、あくまで成果物を金額で評価しただけで、実際のキャッシュフローが発生するわけではありません。ですから、リリース後に利益が出ないということは、コスト的に赤字になるということであり、これは取りも直さずプロジェクトの失敗を意味します。

前述したように、導入されるまでのプロジェクトはコストがかかるばかりで利益は産み出しません。それでも、リリース後に継続的に売り上げが発生したり、コストが削減されれば、やがてその分の収益が投入したコストを上回るときがやってきます。
これが損益分岐点です。損益分岐点で初めてマイナスがゼロになり、以降はこの成果物が組織に利益をもたらすものになってきます。
ただし、どのような製品・サービス、システム、プロセスも半永久的に使えるものではありません。製品であれば製品寿命(ライフサイクル)があるので、やがては市場に行き渡ったり、陳腐化したり、新しい技術に押されたりして競争力がなくなってきます。
またサービスやプロセスであっても、やはり新しい技術やよりよい安価なサービスに押されたり、社会情勢の変化などによって何年かすれば消えていくことになります。要するに、製品寿命が終わりを迎えるまでの間に損益分岐点を超えて、投資を回収して利益や効果を産み出せるかどうかが、最終的なプロジェクトの成否を判断する指標といえるでしょう。
もちろん、製品寿命が終わったからといって、即すべてが終わるわけではありません。製品であれば、ライフサイクルがピークを超える頃、すなわち市場での競争力が徐々になくなりつつあるのが顕在化する頃には、すでに後継となる新製品のプロジェクトを走らせている必要があるでしょう。
またシステムが時代に合わないものになりつつある頃には、新たに次のシステムを開発するのか、あるいは現在のものを拡張して使い続けるのかなどを含めて、結論が出ているくらいの段階でなくてはならないでしょう。ユーザー教育と新しい考え方や価値を組織にもたらす場合は、ユーザーヘの十分なコミュニケーション、特に教育が欠かせない。

1ユーザーへ新しいシステムやプロセスを導入する場合、ユーザーに十分な情報を提供することが重要です。その中でも特に重要な活動は、ユーザー教育といってもいいでしょう。
新しい業務システムを導入する場合などは、いわゆるEUC(エンドユーザーコンピューティング)の一環として、操作ガイドやQ&Aのようなマニュアルを作成することや、情報システム部門にサポート担当部署を設置、サポート要員への専門教育、それから実際に使用するユーザーを対象とした研修や勉強会の開催などが有効です。

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